Zarządzanie czasem i dobra organizacja to temat rzeka. Napisano o nim miliony książek i wypowiedziano miliardy słów. Nie zamierzam obejmować go całościowo, ale wskazać jeden drobny element, który osobiście uważam za genialną pomoc w codziennej pracy.
Realia są takie, że siedzimy przy komputerze kilka godzin dziennie i nasz mózg nie może przejść nad tym obojętnie. Koncentracja leci szybko na łeb na szyję, strony Onetu, Twittera czy innego Wykopa kuszą niemiłosiernie. A tu jeszcze pocztę warto by sprawdzić. A właściwie, która aktorka grała w Grawitacji? O, odkryto dziewiątą planetę Układu Słonecznego! No właśnie... Nie jestem psychologiem, nie będę się sprzeczał. Być może są osoby, które potrafią kilka godzin non stop bez rozproszeń "klepać kod". Albo przynajmniej oszukują się, że potrafią. Może nawet i mi się to zdarza, gdy wpadnę w trans i na coś się zawezmę. Ale codzienne realia są inne - dekoncentrujemy się i tracimy czas na głupoty. Mało tego, nawet nie jesteśmy świadomi tego, jak wiele go tak tracimy. Na szczęście jest coś co może nam pomóc.
Przykładowy minutnik kuchenny
Technika Pomodoro
Ku pomocy przybywa tzw. technika Pomodoro. Najpierw należy się krótkie wyjaśnienie tej dość dziwnej nazwy. Otóż autorem tej techniki jest włoch Francesco Cirillo, a "pomodoro" to nic innego niż "pomidor" po włosku. Konkretnie chodzi o minutnik kuchenny w kształcie pomidora, którego to Francesco używał na studiach. Gdyby akurat używał popularniejszego kształtu, np. jajka, to stworzyłby zapewne technikę Uovo (wł. jajko), co trzeba przyznać, brzmi mniej interesująco.
Technika Pomodoro jest banalnie prosta. By z niej korzystać potrzebujesz listę zadań oraz minutnik (o konkretnych narzędziach napiszę za chwilę). Główne zasady brzmią:
- Mam listę zadań do wykonania
- Wybieram zadanie z listy zadań i pracuję nad nim 25 minut, potem mam 5 minut przerwy.
- Po czterech takich krokach robimy sobie dłuższą przerwę. Np. nie 5 minut ale 15-25 minut (w zależności od preferencji, presji czasu itp.)
Takie interwały określa się mianem Pomodoros (angielska liczba mnoga od włoskiego słowa, sic!) aczkolwiek ja je zwę po prostu Pomidorami. Tak, zdaję sobie sprawę, że to brzmi zbyt banalnie by mogło być skuteczne. Ale na bazie mojego doświadczenia - jest skuteczne! Czytajcie dalej.
Do powyższej głównych zasad techniki należy dodać poniższe uwagi:
- Jeśli faktycznie w trakcie Pomidora nie rozproszyłeś się głupotami, zapisujesz go sobie jako wykonanego. Na koniec dnia będziesz mieć świetny wskaźnik efektywności dnia.
- Jeśli rozproszyłeś się i przez dłuższy czas nie wykonywałeś zadania, Pomidor przepada jako niewykonany. Kwestią własnego sumienia i rygoru jest uznanie co to znaczy "dłuższy czas".
Kluczowa, ULTRA istotna jest samodyscyplina. Musimy naprawdę koncentrować się na pracy przez te 25 minut oraz nie wydłużać sobie przerw. Inaczej oszukujemy samych siebie. Nic przecież nie zrobi się samo. Musimy być konsekwentni.
Czemu to działa?
Metoda ta sprawdza się ponieważ 25 minut jest optymalnym czasem by nie czuć się ciągle odrywanym od zadania, a jednocześnie nie być nim znużonym i tracić koncentrację. Zapobiega więc wypaleniu i zmęczeniu, cykliczne krótkie przerwy odświeżają umysł.
Najróżniejszego rodzaju rozpraszacze pożerają bardzo dużą część naszego dnia pracy. Pewnie nawet nie jesteśmy świadomi jak często zerkamy na pocztę, Facebooka albo inne Twittery. Tutaj mamy je w ryzach - w najgorszym wypadku poświęcimy na nie 5-10 minut na godzinę.
Poza tym metoda świetnie pozwala poszufladkować zadania i podzielić je na mniejsze części, przez co wydają się łatwiejsze do ogarnięcia. Jeśli mamy listę wypchaną zadaniami, człowiekowi przysłowiowo "ręce opadają". Nie wiadomo od czego zacząć, wszystko się wydaje czasochłonne, trudne, nie do ogarnięcia itp. Tymczasem gdy skoncentrujemy się na jednym, 25 minutowym wycinku tej rzeczywistości, zadanie staje się bardziej przyjazne. I tak od Pomidora do Pomidora nagle zaczynamy zamykać kolejne zadania. Dodatkowo, taki krótki okres czasu motywuje - chcemy się z czymś "wyrobić" w ramach jednego Pomidora, niewiele nam zostało pracy by zamknąć pewien etap - dokończyć metodę/klasę, fragment raportu itd. Jeśli mamy przed sobą wielki kawał kilkudniowego zadania, o taką motywację bardzo trudno.
Zauważyłem również, że po jakimś czasie stosowania tej metody zaczynam pracować w naturalnym rytmie Pomidorów. Pomidor po Pomidorze, godzina po godzinie, dzień pracy mija przerywany małymi "nagrodami" w postaci przerw.
Technika fajna jest również, dlatego że nie narzuca konkretnej ilości godzin pracy. Pracujesz 2h dziennie? Świetnie, wyznacz sobie 4 Pomidory do zrobienia. Pełny etat? 16 Pomidorów. Jednak powodzenia w uzyskaniu takiego wyniku!
Moja implementacja
No dobrze. Powiedzmy, że przekonałem Was do spróbowania tej metody. Jednak powyższy opis jest w dużej mierze teoretyczny. Jak to w praktyce stosuję u siebie? Poza samodyscypliną, podstawą jest dobre narzędzie. Nie będziemy przecież co chwila patrzeć na zegarek i wyznaczać sobie Pomidorów, odznaczając zadania w notatniku. I choć narzędzi jest wiele, ja jestem fanem portalu KanbanFlow. Choć stoi za nią metodyka zarządzania zwana Kanban, ja nie przejmuję się tym zbytnio i korzystam jedynie z tych fragmentów, które mnie interesują. A są to w istocie bardzo proste fragmenty.
Lista zadań podzielona jest na kilka kolumn, pomiędzy którymi możemy je przenosić. Ja posiadam domyślne To-do, Do Today oraz Done. Usunąłem domyślną kolumnę In progress - po prostu nie potrzebuję żonglować w ciągu dnia zadaniami pomiędzy Do Today, a In progress. Dodatkowo obecnie dodałem sobie kolumnę Postponed, aczkolwiek jeszcze nie jestem przekonany, czy ją pozostawię. Lista To-do jest oczywista - gromadzi wszystkie rzeczy do zrobienia. Codziennie rano robię porządki - zastanawiam się co dodać/usunąć do listy Do Today. Jeśli w trakcie dnia zakończę któreś zadanie, przesuwam je do kolumny Done. Jeśli zapowiada się, że zadanie jest odroczone na długi czas, przesuwam do Postponed. Cyklicznie, np. raz na miesiąc, czyszczę kolumnę Done ponieważ nie jest mi potrzebna aż tak długa historia mojej pracy.
Zarządzanie listą zadań to taki mały, bonusowy element korzystania z KanbanFlow, ale najistotniejszy jest dostępny w nim Pomodoro timer, dostępny w lewym, dolnym rogu.
Po kliknięciu na niego wybieramy sobie zadanie do wypracowania i klikamy Start. I tyle, zaczęliśmy właśnie pierwszego Pomidora! Strona wyświetli nam systemowe powiadomienie (jeśli używamy Chrome) o końcu Pomidora (ew. dodatkowo poinformuje o zbliżającym się końcu jeśli sobie tego zażyczymy).
Gdy Pomidor się skończy, klikamy czy faktycznie został wykonany i możemy rozpocząć krótką przerwę, która również będzie odliczana.
Dodatkowo mamy podgląd na liczbę wykonanych dziś Pomidorów oraz historyczny log, dzięki któremu sprawdzimy ile ich wykonaliśmy (oraz w jakich zadaniach) w poprzednich dniach.
I to tak naprawdę tyle, jeśli chodzi o funkcjonalność KanbanFlow, której używam. Można jeszcze korzystać ze statystyk, w wersji płatnej występuje lepsze zarządzanie zadaniami i operowanie kalendarzem. Itd. itp. Jednak jestem zwolennikiem prostoty i nie sądzę, bym sumiennie używał czegoś więcej. Siła i skuteczność narzędzia polega po prostu na tym, że mogę bardzo łatwo wybrać zadanie Pomidora i bardzo prosto używać minutnika. To że przy okazji zarządzam listą zadań do wykonania jest miłym i bardzo cennym dodatkiem.
Update: Od jakiegoś czasu przesiadłem się z KanbanFlow na Trello i program Pomello. Kombinacja ta zapewnia taką samą funkcjonalność, ale: 1) przesiadłem się na Trello z całą swoją listą zadań - prywatnie, blogowo, etc. bo bardziej mi się podoba jego interfejs (jakkolwiek płytko by to nie brzmiało) 2) Pomello ma wersję desktopową więc nie muszę mieć nigdzie w tle zakładki przeglądarki, jak to było z KanbanFlow.
Garść uwag
Po pewnym czasie używania tej techniki wypracowałem sobie pewne zachowania i mini-reguły, którymi chcę się dodatkowo z Wami podzielić. Nie musicie ich stosować, każdy dopasowuje się do swojego stylu, realiów w miejscu pracy itd. A zatem:
- jeśli w ramach Pomidora jakieś zadanie skończę szybciej, albo muszę je przerwać bo na coś czekam, to zmieniam zadanie ale Pomidor trwa dalej
- ogarnianie maili firmowych to jedno z zadań na liście. Czasem poświęcam mu pełny Pomidor co jakiś czas, ewentualnie dopycham nimi Pomidory skończone wcześniej. Świat się nie zawali jak ktoś poczeka na odpowiedź 1-2 Pomidory.
- metoda ma służyć Tobie, nie Ty jej. Jeśli masz gorący okres i wszystko dookoła się pali, skrócam przerwę lub w ogóle jej nie robię - takie życie.
- wszystko zależy jakie masz zasady w pracy, ale ogólnie pamiętajmy, że nawet w trakcie przerwy nadal jesteś w pracy. Więc to nie znaczy, że możesz te 5 minut wykorzystać na jedną rundkę w Project Cars gorsząc cały open space. Zrób sobie kawy, przejdź się do WC, odpisz na SMSa itd. itp. No chyba że możesz, to gratuluję!
- nie traktuje np. służbowej rozmowy przez telefon jako przerwania zadania, w korporacji 25 minut bez telefonu nie istnieje;)
- by nie czuć się jak robot, który musi pracować pod dyktando jakiejś metody miesiąc po miesiącu, od czasu do czasu jednego dnia nie stosuję tej techniki
- jak widać po powyższych zrzutach ekranu, metodą tą pomagam sobie również w zadaniach hobbystycznych, po pracy
Podsumowanie
Komu może przydać się ta technika? Każdemu! Nawet w korporacji, czego jestem przykładem. Jednak chyba szczególnie Pomodoro idealnie nadaje się dla osób, które mają trochę swobody w pracy odnośnie wykonywanych zadań - różnej maści frelancerów np. prawników, programistów. Szczególnie pracujących zdalnie, zwłaszcza z domu. Zatem zachęcam do spróbowania, zwłaszcza jeśli wyczuwacie, że nie pracujecie do końca efektywnie.
Co ciekawe Francesco Cirillo nie wymyslił jedynie owej metody, po czym zmienił zawód na kierowcę autobusu, ale wciąż jest uznanym ekspertem z dziedziny zarządzania czasem i ogólnie - organizacją i produktywnością. Działa pod szyldem Cirillo Coompany, która m.in. utrzymuje bardzo przyjemną stronkę Pomodoro Technique, na której możemy poczytać więcej. Albo zamówić minutnik Pomodoro, jedynie 60 EUR za 8 sztuk!
Dodatkowa lektura:
http://blog.kateo.pl/Article/How-to-become-productive-developer
http://blogprogramisty.net/dobre-nawyki-programisty-c